Orçamento entregue e nunca retomado
Ele foi impresso ou mandado por WhatsApp e não existe mais em lugar nenhum. Ninguém sabe quantos estão em aberto nem quanto somam.
Odontologia Orçamento, plano de tratamento e sessões acompanhadas
CRM para dentistas: o orçamento não aprovado é o seu maior estoque.
Na odontologia, a avaliação é fácil de conseguir e o tratamento é difícil de fechar. Aqui cada orçamento vira uma oportunidade com valor, etapa e retorno marcado — e as sessões seguintes têm quem lembre o paciente de aparecer.
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O PROBLEMA
A avaliação foi feita, o orçamento foi passado — e acabou ali.
O paciente saiu dizendo que ia pensar. Em odontologia isso é a regra, não a exceção: o valor é alto, a decisão não é urgente e a dor já passou.
Tratamento interrompido no meio
O paciente fez três sessões e sumiu. Não há lista de quem parou, então a retomada nunca acontece.
Falta na sessão marcada
Sem lembrete, a cadeira fica vazia — e em tratamento longo isso atrasa o plano inteiro.
O paciente antigo não volta
Fez o tratamento há dois anos e nunca mais foi chamado para revisão. Ele não está insatisfeito; só foi esquecido.
Os quatro se resolvem com registro e lembrete — não com mais marketing.
DEFINIÇÃO
O que é um CRM para dentistas?
É o sistema que acompanha o caminho comercial de um paciente odontológico: a avaliação, o orçamento apresentado, a aprovação (ou não), as sessões do tratamento e o retorno depois de concluído. Ele trata o orçamento como uma oportunidade de venda, com valor, etapa e prazo — porque é exatamente isso que ele é.
A peculiaridade da odontologia é que o orçamento é o produto. Diferente de uma consulta médica, em que a venda é o horário, aqui a avaliação leva a uma proposta de tratamento com valor definido — às vezes alto, quase sempre parcelável, e frequentemente adiado.
Isso muda o que precisa ser medido. A pergunta que importa não é quantas avaliações foram feitas, e sim qual a taxa de aprovação dos orçamentos e quanto está parado em aberto. Um consultório com trinta orçamentos não aprovados tem um estoque de receita que ninguém está trabalhando.
A segunda peculiaridade é o tratamento em sessões. A venda não termina na aprovação: ela só se realiza se o paciente aparecer nas seis sessões seguintes. Falta e abandono no meio são perda direta, e a defesa contra os dois é lembrete com registro. A Prospectou cuida desse acompanhamento comercial — o registro clínico continua no sistema odontológico da clínica.
O que acompanhar em cada paciente
- O orçamento apresentado — com valor, data e o que ele inclui — para a retomada não ser genérica.
- A objeção — valor, medo, tempo de tratamento, espera por convênio. É o que define como retomar.
- O prazo real da decisão — “depois das férias”, “quando sair o 13º”. Vira a data do retorno.
- As sessões — quais já aconteceram e qual é a próxima, com confirmação antes.
- O abandono — quem parou no meio do tratamento — a lista mais valiosa e a menos usada.
- A revisão — quem concluiu e está na hora de voltar.
COMO FUNCIONA
Da avaliação ao tratamento concluído.
E depois à revisão, que é a receita que quase ninguém puxa.
Contato e avaliação
O interessado chega por indicação, anúncio ou Instagram. A avaliação é marcada na agenda com confirmação automática.
Orçamento
O plano de tratamento vira uma oportunidade no funil, com valor e data. Não fica só no papel entregue ao paciente.
Decisão
Aprovado, segue. Não aprovado hoje, a objeção é registrada e o retorno marcado para a data que o paciente indicou.
Tratamento
As sessões são agendadas com confirmação. Quem falta ou some entra numa lista para a clínica agir.
Conclusão e revisão
Terminado o tratamento, a revisão vira atividade com prazo — para o paciente ser chamado no tempo certo.
FUNIL DE ORÇAMENTOS
Quanto você tem parado em orçamento não aprovado?
É a pergunta que quase nenhuma clínica consegue responder. Com cada orçamento como oportunidade, o valor em aberto e a taxa de aprovação passam a existir.
- Orçamento como negócio, com valor e etapa
- Taxa de aprovação por período e por profissional
- Valor total parado em orçamentos em aberto
- Objeção registrada como campo do negócio
- Retorno marcado na data que o paciente indicou
- Motivos de não aprovação configuráveis
AGENDA E SESSÕES
Tratamento longo não sobrevive sem lembrete.
Cada sessão marcada com confirmação automática, e uma lista de quem parou no meio do tratamento — que costuma ser a maior oportunidade escondida da clínica.
- Agenda por profissional, com jornada e bloqueios
- Aviso de conflito ao marcar
- Lembrete automático antes de cada sessão
- Lista de quem não confirmou
- Acompanhamento de quem interrompeu o tratamento
- Revisão registrada como atividade com prazo
PARCELAMENTO E COBRANÇA
O tratamento aprovado vira parcela acompanhada.
Tratamento odontológico costuma ser parcelado. O contrato guarda as parcelas, e a cobrança sai por boleto ou PIX com baixa automática.
- Contrato do tratamento com parcelas e vigência
- Boleto e PIX pela integração Asaas
- Baixa automática na confirmação do pagamento
- Aviso antes do vencimento por WhatsApp
- Contas a receber e inadimplência por paciente
- Situação financeira visível durante o atendimento
ATENDIMENTO POR IA
A IA responde a pergunta que precede toda avaliação.
“Quanto custa um implante?”, “vocês atendem meu convênio?”, “tem horário sábado?”. São as perguntas que enchem a agenda de avaliação — e que precisam de resposta rápida para a pessoa não procurar outra clínica.
Ver o fluxo em uma demonstração→
Responde na hora
Inclusive à noite, quando a pesquisa por tratamento costuma acontecer.
Consulta horário livre
Verifica a agenda real do profissional antes de propor qualquer coisa.
Registra o interesse
Guarda o que a pessoa procura, para a avaliação já começar com contexto.
Retoma quem sumiu
Aciona o follow-up de orçamento parado, no prazo combinado.
PARA CADA OPERAÇÃO
Três listas que toda clínica deveria ter e quase nenhuma tem.
Cada uma delas é receita já conquistada, esperando ser lembrada.
ORÇAMENTOS EM ABERTO
Quem recebeu proposta e não decidiu.
Com valor, objeção e data, a retomada é específica: “o orçamento de março, para o implante, com condição nova de parcelamento”. Não é um “tudo bem?” genérico.
TRATAMENTO PARADO
Quem fez três sessões e sumiu.
Pacientes que já aprovaram, já pagaram parte e simplesmente pararam de aparecer. São os mais fáceis de trazer de volta — e os menos trabalhados.
REVISÃO
Quem concluiu há um ano.
Concluiu, ficou satisfeito e nunca mais foi chamado. Segmentar por data de conclusão e convidar para revisão é a campanha de melhor retorno de uma clínica odontológica.
FAÇA A CONTA
Como a clínica controla hoje × como poderia.
O sistema odontológico cuida do prontuário e do agendamento clínico. O orçamento e o relacionamento costumam ficar fora dele.
| O que a operação precisa | Sistema odontológico + WhatsApp | Com a Prospectou |
|---|---|---|
| Orçamentos em aberto | Ninguém sabe quantos nem quanto somam | Funil com valor total e taxa de aprovação |
| Por que o paciente não aprovou | Não fica registrado | Objeção como campo, usada na retomada |
| Retorno do orçamento | Depende de lembrar | Atividade com a data que o paciente indicou |
| Falta na sessão | Ligação manual, quando dá tempo | Lembrete automático e lista de não confirmados |
| Tratamento interrompido | Descoberto por acaso | Lista de quem parou no meio |
| Revisão anual | Não acontece | Atividade com prazo e campanha segmentada |
| Parcelas do tratamento | Controle à parte | Contrato com parcelas e baixa automática |
| Resultado | Receita conquistada e não realizada | Orçamento tratado como venda, do início ao fim |
*Comparação de escopo entre montar a operação com ferramentas separadas e concentrá-la na Prospectou.
FRONTEIRA
O que continua no seu sistema odontológico.
A Prospectou trabalha ao lado dele, não no lugar dele.
O que a Prospectou faz
Captação, atendimento, funil de orçamentos, agenda comercial, confirmação, retomada, contrato e cobrança parcelada.
- Funil de orçamentos
- Confirmação e retomada
- Parcelas e cobrança
O que ela não faz
Não é prontuário, não registra odontograma, não guarda imagem clínica e não faz faturamento de convênio.
- Sem prontuário
- Sem odontograma
- Sem faturamento de convênio
Se você já usa um sistema
Ele continua onde está. Havendo API do outro lado, a troca pode ser avaliada como integração sob medida.
- Sistema atual mantido
- API pública
- Integração sob medida
O vocabulário da clínica odontológica
CRM para dentistas organiza avaliação, orçamento, plano de tratamento, taxa de aprovação, sessões, abandono de tratamento, revisão e parcelamento. Para clínicas médicas em geral, veja CRM para clínicas; para estética, CRM para clínicas de estética. O quadro de oportunidades está em funil de vendas.
IMPLANTAÇÃO ASSISTIDA
O primeiro ganho costuma vir do orçamento parado.
Antes de mexer em qualquer outra coisa, vale levantar quantos orçamentos estão em aberto. Em geral o número surpreende — e ele já é receita conquistada.
Implantação acompanhadaDo primeiro acesso à equipe operando.
- LevantamosQuantos orçamentos estão em aberto e quanto somam.
- MontamosFunil de orçamentos, motivos de não aprovação e régua de retomada.
- ImportamosA base de pacientes, com histórico e consentimento.
- TreinamosA equipe aprende a registrar orçamento e retorno na hora.
PLANOS
Comece pelo que a sua operação precisa hoje.
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Para equipes pequenas que precisam parar de perder contato e retorno.
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- CRM e funil completo
- WhatsApp + e-mail
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Para equipes que atendem todo dia e querem automatizar o acompanhamento.
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CONTINUE
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DÚVIDAS FREQUENTES
Perguntas de clínicas odontológicas
Como acompanho os orçamentos que não foram aprovados?
Cada orçamento vira uma oportunidade no funil, com valor, data, objeção registrada e retorno marcado. Isso permite saber quantos estão em aberto, quanto somam e qual é a taxa de aprovação — números que quase nenhuma clínica consegue responder hoje.
Dá para saber quais pacientes pararam o tratamento no meio?
Sim. Com as sessões acompanhadas como atividades e o tratamento registrado, quem interrompeu aparece numa lista. É uma das oportunidades mais valiosas de uma clínica, porque são pacientes que já aprovaram e já pagaram parte.
A confirmação de sessão é automática?
Sim. A régua envia o lembrete antes de cada sessão, no prazo que você definir, e quem não confirma fica numa lista para a equipe agir na véspera — quando ainda dá para remarcar ou preencher o horário.
Consigo parcelar o tratamento e cobrar pelo sistema?
Sim. O tratamento aprovado vira contrato com parcelas, e a cobrança sai por boleto ou PIX pela integração Asaas, com baixa automática no pagamento e aviso antes do vencimento.
A Prospectou substitui meu software odontológico?
Não. Ela não é prontuário, não registra odontograma nem guarda imagem clínica. O software odontológico continua fazendo isso; a Prospectou cuida do orçamento, do relacionamento, da confirmação e da cobrança.
Como faço para chamar pacientes antigos para revisão?
A base pode ser segmentada por data do último atendimento ou por tratamento realizado, e receber uma campanha pelo número oficial — sempre respeitando quem pediu para não receber mais mensagens.
Vários dentistas podem usar, cada um com a agenda dele?
Sim. A agenda considera a jornada e os bloqueios de cada profissional, e é possível acompanhar a taxa de aprovação de orçamentos por dentista.
A recepção consegue atender todo mundo ao mesmo tempo?
Mais de uma pessoa atende no mesmo número oficial, com fila e responsável por conversa. O histórico do paciente fica visível para quem estiver atendendo, mesmo que outro tenha falado com ele antes.
ODONTOLOGIA
Descubra quanto você tem parado em orçamento.
Montamos o funil de orçamentos da sua clínica e mostramos como ficariam a retomada, a confirmação das sessões e o parcelamento do tratamento.
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